El grueso de las consultas llega por WhatsApp. El orden lo vienen llevando, el problema es la herramienta: WhatsApp Web no siempre carga los mensajes, se desconecta y hay que volver a iniciar sesión. En ese rato se enfría gente que estaba lista para avanzar.
Esta propuesta cambia la base sobre la que trabajan: una conexión estable donde entra todo, WhatsApp como canal principal, Instagram y los anuncios en el mismo embudo, y un agente de inteligencia artificial que responde la primera línea las 24 horas.
El problema no es de método. Ustedes ya llevan un registro y trabajan ordenadas. El problema es que ese trabajo se apoya en WhatsApp Web, que es una herramienta pensada para uso personal y no para un equipo que atiende consultas todo el día.
Los mensajes a veces no cargan, la sesión se cae y hay que volver a escanear el código. Cada una de esas interrupciones es un rato en el que alguien que escribió decidido se queda sin respuesta. Y en consultas legales, la ventana en la que una persona está dispuesta a avanzar es corta: si no encuentra respuesta rápido, escribe a otro estudio.
A eso se suma que Instagram y los anuncios corren por bandejas separadas. La misma persona puede aparecer en dos lados sin que nadie lo note, y no hay forma simple de saber cuántas consultas llegaron este mes ni cuántas se convirtieron en caso.
El trabajo ya está. Lo que falta es una base que no se caiga cuando más se la necesita.
La integración se ordena por peso real de cada canal. WhatsApp es el eje del sistema; los otros dos se suman al mismo embudo para que nada quede afuera.
Se termina la dependencia de WhatsApp Web y de tener que reconectar la sesión. La conversación entra al sistema y queda ahí, disponible para quien la tenga que atender.
Además, las tres entradas dejan de ser bandejas separadas y pasan a ser una sola lista ordenada. Si alguien escribe primero por Instagram y después por WhatsApp, el sistema lo reconoce como la misma persona y no se duplica la conversación.
Este punto lo escribimos con especial cuidado porque el agente va a conversar con personas que consultan sobre situaciones migratorias, laborales y de accidentes. No es un chat de ventas común.
El agente trabaja únicamente sobre la base documental que usted valide. No improvisa ni completa con información propia: si una consulta sale de esa base, el sistema la deriva en lugar de responder.
La base de conocimiento se construye con su revisión y aprobación antes de salir a producción. Nada se publica sin que usted haya leído lo que el agente puede decir.
Accesos, definición de los embudos y etapas, criterios de etiquetado y estructura general del CRM.
Conexión de Meta Ads, WhatsApp e Instagram. Pruebas de entrada de consultas por cada canal.
Carga y estructuración de la base documental, configuración del agente y definición de sus límites. Instancia de revisión y aprobación de su parte.
Pruebas con conversaciones reales, ajustes finales, capacitación de uso y entrega del sistema funcionando.
Período de acompañamiento posterior a la entrega, con monitoreo de consumo y ajustes sobre lo que aparezca en el uso diario.
Al confirmar, para dar inicio al proyecto. Desde la acreditación comienzan a contar los 25 días de entrega.
Al momento de la entrega, cumplidos los 25 días, con el sistema funcionando. Desde ahí empiezan a correr los 45 días de soporte.
Estas dos herramientas no están incluidas en la implementación. Son licencias y consumo de terceros, y quedan a nombre de la doctora.
| Herramienta | Para qué | USD |
|---|---|---|
| Kommo Avanzado · 6 meses | Licencia de la plataforma donde vive el CRM | $150 |
| Tokens iniciales | Consumo del agente de inteligencia artificial | $30 |
| Total herramientas | — | $180 |
Los tokens son el consumo del agente: se gastan a medida que conversa. Los $30 son una carga inicial, no un abono mensual fijo, y su duración depende del volumen real de conversaciones.
El monitoreo de ese consumo está incluido durante los 45 días de soporte, justamente para tener el dato real de cuánto consume por mes y poder planificar las recargas con información y no con estimaciones.
Al terminar la implementación, las consultas dejan de depender de que WhatsApp Web esté funcionando. Cada una entra al sistema registrada, ordenada por etapa y con su historial completo, y recibe una primera respuesta aunque sea domingo a las once de la noche.
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